自社要件との適合性
サービスによっては、自社の基幹システムを改修しなければならないケースもあります。
改修を避けたい場合は、カスタマイズ不要で導入できるかを事前にチェックしましょう。
併せて、会計ソフトを連携したい場合は、API連携の対象かどうかも確認しておくと安心です。
請求書・見積書・注文書はもちろん、領収書や検品書など意外にかさばる書類も電子化できるかチェックしましょう。
また、PDF／CSV／EDI／画像データなど、保管・送付したい形式への対応状況も確認しましょう。
取引先の希望チャネルが、メール・Web・FAX・郵送など多岐にわたるケースも多いはずです。
各チャネルへ自動振り分けできるか、さらに自社が受領する帳票まで同じシステムで一元管理できるかを事前に確認し、業務負荷を最小限に抑えましょう。
受取側の負担軽減
請求書などの送付業務に関しては、取引先がアカウント登録不要で、URL をクリックするだけで帳票を閲覧できる仕組みが理想的です。
さらに、見積書など返信が必要な帳票は、取引先がそのまま返信できる「往復便」機能があると業務がさらにスムーズになります。
サービス・企業の信頼性
「電子帳簿保存法要件の認証」や「ISMS取得」など、法令やセキュリティー指標を必ず確認しましょう。
さらに、企業規模や導入実績などを確認し、信頼と実績を積み重ねているサービスなのかも併せて確認すると安心です。
